„Wir haben doch ein Backup.“ Diesen Satz hören wir in fast jedem Erstgespräch. Und meistens stimmt er sogar. Irgendwo läuft eine Sicherung, vielleicht auf eine externe Festplatte, vielleicht auf ein NAS im Keller. Die eigentliche Frage ist aber eine andere: Würde dieses Backup Sie im Ernstfall auch retten?
Genau hier zeigt sich oft ein großer Unterschied zwischen „Backup vorhanden“ und „Daten geschützt“. In diesem Beitrag erklären wir, worauf es bei einer soliden Datensicherung ankommt, und warum sie gerade für mittelständische Unternehmen keine Nebensache sein darf.
Warum Datensicherung Chefsache ist
Kundendaten, Angebote, Buchhaltung, Konstruktionspläne, E-Mails: Ein Großteil des Unternehmenswerts steckt heute in digitalen Daten. Fallen diese aus, steht im schlimmsten Fall der gesamte Betrieb still.
Die Ursachen dafür sind vielfältig und meist unspektakulär: ein defekter Festplattenverbund, ein versehentlich gelöschter Ordner, ein Wasserschaden im Serverraum. Hinzu kommt die Bedrohung durch Ransomware, also Schadsoftware, die Daten verschlüsselt und Lösegeld fordert. Solche Angriffe treffen längst nicht mehr nur Konzerne, sondern gezielt auch kleine und mittlere Unternehmen, weil dort die Schutzmaßnahmen oft schwächer sind.
Die 3-2-1-Regel: Das Fundament jeder Sicherung
Eine bewährte Faustregel für Backups lautet 3-2-1:
- 3 Kopien Ihrer Daten: das Original plus zwei Sicherungen.
- 2 verschiedene Speichermedien, zum Beispiel ein lokales NAS und ein Cloud-Speicher.
- 1 Kopie außer Haus, damit Brand, Diebstahl oder Einbruch nicht alle Sicherungen gleichzeitig treffen.
Moderne Konzepte erweitern das häufig zu 3-2-1-1-0: Eine Kopie sollte zusätzlich unveränderlich oder vom Netzwerk getrennt sein (damit Ransomware sie nicht mitverschlüsseln kann), und die Wiederherstellung sollte regelmäßig mit 0 Fehlern getestet werden.
Die häufigsten Backup-Fehler im Mittelstand
Aus unserer Erfahrung scheitern Datensicherungen selten an der Technik, sondern an ein paar typischen Schwachstellen.
Das Backup wird nie getestet. Eine Sicherung ist erst dann etwas wert, wenn sich die Daten daraus auch zurückholen lassen. Viele Unternehmen merken erst im Notfall, dass die Sicherung seit Monaten fehlerhaft war oder wichtige Ordner gar nicht erfasst hat.
Die Sicherung hängt dauerhaft am Netzwerk. Eine externe Festplatte, die ständig am Server angeschlossen ist, wird bei einem Ransomware-Angriff einfach mitverschlüsselt.
Niemand fühlt sich zuständig. Oft kümmert sich „jemand aus dem Büro“ nebenbei um die IT. Fällt diese Person aus oder hat keine Zeit, bleiben Warnmeldungen unbemerkt.
Cloud-Dienste werden vergessen. Viele gehen davon aus, dass Daten in Microsoft 365 oder anderen Cloud-Diensten automatisch dauerhaft gesichert sind. Tatsächlich sind die Aufbewahrungsfristen dort oft begrenzt, und für gelöschte oder überschriebene Daten ist in vielen Fällen der Kunde selbst verantwortlich.
Zwei Kennzahlen, die Sie kennen sollten
Bevor man über Technik spricht, lohnt sich ein Blick auf zwei einfache Fragen:
Wie viele Daten dürfen Sie maximal verlieren? Fachlich heißt das Recovery Point Objective (RPO). Wenn nur einmal nachts gesichert wird, kann im schlimmsten Fall ein ganzer Arbeitstag verloren gehen.
Wie lange darf Ihr Betrieb stillstehen? Das ist das Recovery Time Objective (RTO). Für ein Handwerksbüro mögen ein paar Stunden verkraftbar sein, für einen Onlineshop oder eine Produktion vielleicht nicht.
Aus diesen Antworten ergibt sich, welche Backup-Lösung wirklich passt, und nicht umgekehrt.
Checkliste: Ist Ihre Datensicherung zukunftssicher?
Beantworten Sie für sich die folgenden Fragen:
- Wissen Sie, welche Daten wo gesichert werden, inklusive Cloud-Diensten?
- Gibt es mindestens eine Kopie außerhalb Ihres Firmengebäudes?
- Ist eine Sicherung vor Ransomware geschützt (offline oder unveränderlich)?
- Wurde in den letzten drei Monaten eine Wiederherstellung getestet?
- Gibt es eine klar zuständige Person, die Fehlermeldungen prüft?
- Wissen Sie, wie lange eine vollständige Wiederherstellung dauern würde?
Wenn Sie bei mehr als einer Frage zögern, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, Ihr Backup-Konzept zu überprüfen.
Wie wir Sie unterstützen
Bei RackBit IT verstehen wir Datensicherung nicht als einmaliges Projekt, sondern als laufende Aufgabe. Im Rahmen unserer Managed Services analysieren wir Ihre bestehende Lösung, entwickeln ein passendes Sicherungskonzept und übernehmen die Überwachung im laufenden Betrieb. Dazu gehören regelmäßige Wiederherstellungstests, damit Sie nicht erst im Ernstfall erfahren, ob alles funktioniert.
